Las empresas con planes de distribuir sus productos en los Estados Unidos cuentan con varias opciones. En un extremo del espectro existe la alternativa de abrir un establecimiento de venta al menudeo para la venta directa a clientes. Esta opción contempla una fuerte inversión de capital para constituir una sociedad en los EE.UU., establecer la oficina de ventas, una base de inventario y la contratación de personal. En el extremo opuesto se puede considerar el e-comercio, ventas a través de la red. Ésta última implica un mínimo de inversión, o ninguna, en los EE.UU., por lo que resulta ser la alternativa menos costosa. Entre estas dos alternativas extremas se cuenta con una tercera opción que consiste en contratar a un representante de ventas o distribuidor. Ésta tercera opción, “canal de distribución”, es la más utilizada por empresas nuevas al mercado de los EE.UU.
Los acuerdos de representación de ventas y distribución son populares debido a que generalmente no requieren gran inversión de capital ni llevan el riesgo fiscal de establecer un local permanente en los EE.UU. Sin embargo, existen importantes diferencias entre representantes de venta y distribuidores. Estas diferencias se basan en la relación contractual que cada uno asume con la parte con la que ha contratado (usualmente un fabricante, vendedor al por mayor u otro proveedor). Por ejemplo, el contrato de representante de ventas y el contrato de distribución contienen términos fundamentalmente diferentes con respecto a: (i) la manera en que el representante de ventas o distribuidor es compensado por el proveedor de los productos, (ii) el procedimiento en el cual los bienes del proveedor son vendidos por el representante de ventas o el distribuidor, (iii) la autoridad del representante de ventas o del distribuidor para actuar en nombre del proveedor y (iv) el grado de control ejercitado sobre el representante de ventas o el distribuidor por parte del proveedor.
Dos diferencias importantes entre el representante de ventas y el distribuidor son la forma en que son económicamente remunerados y el procedimiento utilizado para vender los productos. El representante de ventas normalmente no adquiere el título de propiedad de los productos sino que obtiene órdenes de compra de los clientes en nombre y representación del proveedor, de tal manera que el proveedor puede abastecer las órdenes directamente. El contrato de compra de bienes en el caso del representante de ventas es directo entre el proveedor y el cliente. El proveedor y el representante de ventas celebran un contrato por separado, el cual estipula que el representante recibe una comisión, misma que generalmente se basa en la porción de los ingresos de las ventas del proveedor derivadas de los clientes localizados en el territorio del representante de ventas.
A diferencia de los representantes de ventas, el distribuidor adquiere el título de propiedad de los artículos del proveedor. En un acuerdo típico de distribución, el distribuidor somete sus propias órdenes de compra al proveedor, compra los productos de éste y los revende directamente a sus propios clientes. El margen de utilidades del distribuidor se encuentra en la reventa de productos.
Una tercera disimilitud clave entre el representante de ventas y el distribuidor es que el representante de ventas en muchos casos cuenta con amplia autorización para actuar en nombre y representación del proveedor en el territorio designado. Los distribuidores, por otro lado, típicamente cuentan con menos autoridad para actuar en nombre del proveedor y tal autoridad está claramente definida en los términos del contrato de distribución entre el proveedor y el distribuidor.
Un cuarto factor que distingue a los representantes de ventas de los distribuidores es que el proveedor tiene más control sobre el representante de ventas que sobre el distribuidor. En el acuerdo del representante de ventas, el proveedor estipula el precio de venta al cliente y puede aceptar o rechazar cualquier cliente propuesto por el representante. Sin embargo, en un acuerdo de distribución, el distribuidor compra los bienes del proveedor y puede definir sus precios para la reventa de productos a terceros. Por ende el proveedor suele tener mínimo control sobre las ventas subsecuentes del distribuidor.
El tema del control es importante por varias razones. Por ejemplo, bajo la ley de Texas, entre más control una persona ejerza sobre otra, es más probable que los actos u omisiones de la persona controlada sean imputados a la persona controladora. Debido a que el proveedor generalmente ejerce más control sobre el representante de ventas que sobre el distribuidor, es más probable que el proveedor pueda tener responsabilidad por los actos u omisiones de un representante de ventas que por los mismos de un distribuidor. No obstante, un contrato de distribución en el cual el proveedor ejerce un nivel de control sobre el distribuidor similar al que típicamente se encuentra en los contratos de representante de ventas pudiera incrementar la posibilidad de que al proveedor le sea atribuida la responsabilidad de los actos u omisiones del distribuidor. Como consecuencia, el proveedor, con la asistencia de un consejero legal, debe determinar y claramente establecer en el contrato los derechos y obligaciones de las partes.
Bajo todas las circunstancias, los contratos entre proveedores de bienes y representantes de ventas o distribuidores deben ser por escrito. (Cito la Cláusula 54 del Código de Negocios y Comercio del Estado de Texas, la cual requiere que los contratos entre el proveedor y un distribuidor que solicite órdenes de venta al por mayor dentro del estado, se hagan por escrito o por medio computarizado.) Como mínimo, el contrato debe indicar los productos a ser vendidos o comercializados por el representante de ventas o distribuidor, el área geográfica en la cual dicho representante o distribuidor está autorizado a desempeñar sus obligaciones y si esta relación es de carácter exclusivo o no. El contrato también debe definir las garantías y claramente establecer los límites de autoridad del representante o del distribuidor para actuar en nombre y representación del proveedor. Otras cláusulas importantes incluyen los términos de pago y entrega de productos, acuerdo de no competencia, obligaciones de confidencialidad, requerimientos de pólizas de seguros, del suministro de información y designación de tribunal competente y ley aplicable (expresamente incluyendo o excluyendo la Convención de Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderias - CISG) en caso de presentarse un conflicto legal.
El contrato con un representante de ventas debe también incluir previsiones pertinentes (procedimientos y políticas) con respecto a la solicitud de órdenes de compra por parte del representante y sobre el pago de las comisiones. El contrato con un distribuidor debe incorporar los términos de embarque y entrega (riesgo de pérdida) de los productos (incluso INCOTERMS), y puede obligar al representante a someter formularios de órdenes de compra que no contradigan los términos establecidos en el contrato de distribución. Las disposiciones adicionales deben ser estipuladas según la industria y los productos específicos del proveedor.
Los proveedores de mercancías deben considerar cuidadosamente la gama de opciones disponibles para distribuir sus productos en los EE.UU. de la manera más eficiente y efectiva. Una asesoría legal competente puede ser de gran utilidad para un proveedor en el logro de dichos objetivos.
El otro dia un cliente mexicano nos solicito apoyo en el establecimiento de una oficina representativa (representative office) en los EE.UU. para aumentar la venta de sus productos en los EE.UU.
Una oficina representativa es un termino que tiene un significado especial entre fiscalistas. En general, significa que un agente de la empresa matriz (en este caso, la empresa mexicana) representa a la empresa matriz en el extranjero (en este caso, en los EE.UU.) y que las actividades del agente no son suficientes para resultar que la empresa matriz tenga un establecimiento fiscal permanente (permanent tax establishment) en el extranjero (en este caso, bajo el Tratado Fiscal Entre Mexico y los EE.UU.
En la mayoria de las situaciones en que una empresa mexicana contempla mantener una oficina representativa en los EE.UU., recomiendo que la empresa constituya una sociedad en los EE.UU. (por ejemplo, una corporation o limited liability company) en lugar de una oficina representativa en los EE.UU. por dos razones principales:
Empresas mexicanas que estan considerando expandir sus operaciones a los EE.UU. deben acudir a un abogado corporativo en los EE.UU. con experiencia en trabajar con empresas mexicanas.
Operating a Mexican company is more labor-intensive than operating a U.S. company, mainly because of the monthly and annual tax filings that must be prepared and filed for income tax, value added tax, labor tax, and withholding tax.
Businesses considering forming a Mexican company should budget for these operational costs of before forming the company. Since the cost to outsource tax and bookkeeping management can range from US$2,000-$4,000 per month, it can be more economical in some cases for the compamy to employ an accountant to handle routine tax filings and bookeeping functions.
Below is a list of the main ongoing operational requirements for a Mexican company.
Opening a bank account for a new company in Mexico is more time consuming and requires more documentation than in the U.S. The following is a list of the actions generally required to open a bank account in Mexico for a new company. The requirements of each bank are often different so readers should check with their banks before relying on this list.
The legal representative should make at least one copy of all of the documents referenced above in case they are requested by the bank.
The U.S. Commercial Service’s Mexico offices released the following new reports on Mexico in June and July, 2009. Copies are available at the links below:
I continue the Mexican Real Estate 101 series with a list below of some of the essential due diligence actions that should be performed before entering into a Mexican real estate transaction.
Investors in Mexican real estate should always consult with a licensed Mexican real estate attorney before buying any property in Mexico.
In the wake of TSD Loreto Partners, S. en C. por A. de C.V.’s June 6, 2009 announcement that it had suspended all operating and construction activities on the Loreto Bay project, I decided to perform an informal internet-based investigation on the companies involved in the development of the project.
At the top level appears to be The Trust for Sustainable Development, a Canadian non-profit corporation. According to its website, the Trust first identifies and provides seed financing for sustainable projects. It then creates a for-profit company to develop each project. The Trust has developed (or commenced the development of) projects in Canada, the U.S., and, of course, Loreto Bay, Mexico. We did not investigate the projects the website says were developed in connection with the Trust.
The Trust created several affiliated for-profit entities to develop the Loreto Bay project. TSD Loreto Partners, S. en C. por A. de C.V., a Mexican partnership, is the principal Mexican development entity.
The Loreto Bay Company, an Arizona corporation, appears to have initially been the principal U.S. sales and marketing arm for the project. Based on public records obtained from the Arizona Secretary of State, Mr. David Butterfield (who is discussed below) served as Chairman of the Board of the Loreto Bay Company, Mr. James Grogan served as Director and President & CEO, and Mr. David J. Shreene served as Senior Vice President and Secretary.
In January 2007, the Loreto Bay Company was merged into Baja Developments, LLC, a New York limited liability company, the Manager of which is The Trust for Sustainable Development. Upon the merger, Baja Developments, LLC likely became the principal U.S. sales and marketing entity for the Loreto Bay project.
Another entity indirectly involved in the project was a British Columbia entity named Baja Developments Limited Partnership, which was probably Mr. Butterfield’s holding company for his investment in TSD Loreto Partners and/or Baja Developments, LLC.
One or more of Baja Developments, LLC, Baja Developments Limited Partnership, and the Loreto Bay Company likely controls a portion of TSD Loreto Partners, but there is no public document by which we could confirm the ownership structure of TSD. The formation documents of TSD filed in the Public Registry of Commerce in Mexico located in its state of organization would show only the initial partners of TSD and not any subsequent changes in ownership structure (we have not sought to obtain copies of TSD’s Public Registry documents).
Based on the press release discussing the formation of a joint venture between the Loreto Bay Company and Citi Property Investors to develop the Loreto Bay project, we speculate that the remaining portion of TSD is owned by Citi and other persons. However, we would have expected that Citi would have preferred to make its equity investment in the Loreto Bay project through a U.S. joint venture entity, such as Baja Developments, LLC, in order to avoid the difficulty of enforcing joint venture obligations under Mexican law.
The Trust for Sustainable Development is led by Mr. Butterfield, whose LinkedIn profile is available here. The profile indicates that Mr. Butterfield is a Director at Arizona State University’s Global Institute of Sustainability and the President of ICC Power, Inc., which the profile says was formerly International Composting Corporation. The Institute’s website no longer names Mr. Butterfield as a Director and ICC Power, Inc.’s website is under construction. International Composting Corporation has a website, which may or may not be the same International Composting Corporation that Mr. Butterfield is referencing on his LinkedIn profile, but we did not find any mention of Mr. Butterfield on that site. Mr. Butterfield probably has not recently updated his LinkedIn profile.
(Note: Loreto Bay’s developers have taken down the original project website, which may now be viewed via the Wayback Machine.)
According to NAFTA Works, a website published by Mexico’s Ministry of the Economy’s NAFTA office, Mexico will reduce the time to “open a new business” from 30 days to 2 hours under its new Fast Opening Business System (FOBS). A June 22, 2009 NAFTA Works press release claims that the FOBS program will, in connection with such time reduction, reduce the number of new business regulatory requirements from 16 to 3.
Other than the limited information provided above, the press release did not discuss the specific ways in which FOBS would achieve its ambitious objectives; accordingly, I remain skeptical, but hopeful, that FOBS will function as advertised.
One of the most significant problems in finalizing the formation of a new business entity in Mexico is the lengthy time period required for the Public Registry of Commerce in the jurisdiction of formation to issue the registered copy of the formation deed, which can take up to 2 months or longer. Although a certification from a Mexican Notary Public that the deed is in the process of registration in the Public Registry is generally sufficient evidence for third parties and other governmental agencies that the entity has been formed, upgrade of the information management systems at the Public Registries that would expedite the formation deed registration process is a much-needed reform.
Antonio “Tony” Garza, U.S. Ambassador to Mexico from November 18, 2002-January 20, 2009, has joined ViaNovo, a Austin, Texas-, Washington, DC, and Monterrey-based management and communications consulting firm. ViaNovo’s press release on the matter is available here.
Ambassador Garza also announced he would also join the law firm of White & Case, LLP, as Counsel in its Mexico City offices.
Both appointments are effective June 23, 2009.
On April 23, 2005, Ambassador Garza married Maria Asuncion Aramburuzabala, heiress to a significant portion of the Grupo Modelo brewing company.
The University of San Diego Law School – Procopio International Tax Institute Conference will be held October 19-20, 2009, at the law school’s lovely campus in San Diego.
Topics include:
The conference agenda includes speakers from both government and private practice.
Disclosure: Mexico Law Blog is a sponsor of this conference.